Facturarea electronică este totalitatea etapelor din ciclul de viață a unei facturi, procese care pot fi automatizate prin utilizarea facturilor electronice standardizate.
Adopția facturării electronice generează beneficii majore pentru toți cei care o folosesc atunci când toate etapele de mai jos sunt realizate electronic și automatizat:
- Crearea facturii electronice de către vânzător.
- Transmiterea facturii către cumpărător prin sistemul său informatic.
- Raportarea facturii sau a unui subset de informații conținut în factură către autoritatea fiscală competentă.
- Recepția facturii de către cumpărător, prin sistemul său informatic.
- Aprobarea de către cumpărător a corectitudinii facturii și a receptării acesteia ca bună de plată.
- Înregistrarea facturii în sistemele contabile ale vânzătorului și cumpărătorilor.
- Programarea și realizarea plății facturii.
- Arhivarea facturii în sistemele proprii de arhivare atât de către vânzător cât și de cître cumpărător.
Toate aceste etape se pot derula exclusiv în mod digital și se pot realiza în mod automat, în anumite condiții, despre care discutăm în celelalte articole.
Facturarea electronică necesită derularea tuturor pașilor de mai sus în formă electronică și automată. Dacă doar o parte din aceste etape se realizează electronic și automat, nu avem de-a face de fapt cu facturare electronică ci doar cu procese incomplete și intermediare, care nu pot maximiza beneficiul pe care facturarea electronică implementată în mod corect îl aduce tuturor celor implicați.
