„Factură electronică” înseamnă o factură emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat care permite prelucrarea sa automată și electronică.
Aceasta este definiția exactă și corectă, așa cum se regăsește în Directiva 2014/55/UE a parlamentului european și a consiliului Europei, din 16 aprilie 2014.
Formatul electronic structurat la care se referă definiția a fost stabilit prin Standardul European EN 16931 care definește un model uniform de date semantice pentru facturile electronice în Europa. Acest model de date a fost specificat pentru sintaxele UBL 2.1 (Universal Business Language) și CII D16B (Cross Industry Invoice), ambele formate fiind bazate pe XML, un meta-limbaj de marcare structurală a documentelor.
O factură în format PDF, Word sau Excel nu este o factură electronică conform definiției corecte, ci doar o factură în format în format electronic, care nu respectă cerința esențială a facturii electronice de a putea fi procesată automat și electronic, prin intermediul unor sisteme informatice.
Factura electronică nu este în mod direct tipăribilă sau citibilă direct vânzătorilor sau cumpărătorilor, ci este destinată procesării de către aplicații care pot eventual să genereze un format ușor inteligibil de către oricine, pe baza unui șablon grafic.
Factura electronică este folosită în procesul de facturare electronică, care la rândul său semnifică totalitatea etapelor de creare, transmitere, recepționare, aprobare, procesare contabilă, raportare, plată și arhivare. Prin adopția facturii electronice, toate aceste etape pot fi realizate electronic și pot fi automatizate într-o mare măsură, salvând timp prețios pentru vânzători și cumpărători.
